Email sortering
Emailsortering og kladder for webshop med børneting
En webshop med børneting fik omkring 100 mails om dagen og brugte for meget tid på at sortere, sende videre og formulere svar. Jeg byggede én samlet løsning som sorterede indgående mails i syv kategorier og lavede kladder til de relevante supporthenvendelser.
Det der ændrede sig i hverdagen
Teamet gik fra 10 til 15 minutters behandling pr. mail til ofte kun 1 til 2 minutter, fordi det meste allerede var forberedt.
Værdi i drift
10
timer/uge
sparet pr. uge
Email triage
Sendes videre
100 mails dagligt
7 kategorier
Rettet mappe
Næsten klar kladde
Udfordringen
Supporten brugte for meget tid på at rydde op i indbakken, sende mails videre og skrive de samme svar fra bunden.
Løsningen
Jeg byggede en samlet løsning som sorterede indgående mails i syv kategorier og lavede kladder til de mails hvor der var et tydeligt svargrundlag.
Effekten
Teamet gik fra 10 til 15 minutters behandling pr. mail til ofte kun 1 til 2 minutter, fordi det meste allerede var forberedt.
Hvem det er relevant for
Relevant for webshops og supportteams med mange daglige mails, hvor indbakken stjæler langt mere tid end man lige tror.
Sådan blev løsningen brugbar i hverdagen
Indbakken var blevet en flaskehals. Supporten brugte tid på at rydde op, sende mails videre til de rigtige personer og skrive de samme svar igen og igen.
Jeg byggede en samlet løsning som læste indgående mails, sorterede dem i syv emner og lagde dem i de rigtige mapper. Når en mail var relevant for support og der var et tydeligt grundlag for et svar, lavede løsningen samtidig en kladde som supporten kun skulle rette til og godkende.
Hvis løsningen var i tvivl, lod den mailen være. Den svarede heller ikke på salgsmails. På den måde kunne teamet stole på den i hverdagen og stadig beholde kontrollen.
Vil du vende jeres muligheder kort?
Skriv dit nummer, så ringer jeg tilbage og siger ærligt, om en lignende løsning passer til jeres hverdag.
- Jeg ringer normalt tilbage inden for 1-24 timer.
Vil du høre hvad der vil lette arbejdet hos jer?
Book et møde med Azad og fortæl kort hvor arbejdet hænger fast i dag.